1. Общие положения
Обеспечение конфиденциальности и безопасности обработки персональных данных в ООО «ДружбаДВ» (далее – «Общество») является одной из приоритетных задач организации.
В Обществе для этих целей введен в действие комплект организационно-распорядительной
документации, обязательный к исполнению всеми сотрудниками Общества, допущенными к обработке персональных данных. Обработка, хранение и обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ в сфере защиты персональных данных, и в соответствии с локальными актами Общества.
Настоящая Политика определяет принципы, порядок и условия обработки персональных данных работников, соискателей и контрагентов Общества и иных лиц, чьи персональные данные обрабатываются Обществом, с целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также устанавливает ответственность должностных лиц Общества, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
Поскольку к настоящей Политике в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» необходимо обеспечить неограниченный доступ, в ней не публикуется детальная информация о принятых мерах по защите персональных данных в Обществе, а также иная информация, использование которой неограниченным кругом лиц может нанести ущерб Обществу или субъектам персональных данных.
Основные понятия, используемые в политике:
− персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
− оператор персональных данных (оператор)
– государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
− обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: − сбор;− запись; − систематизацию; − накопление; − хранение; − уточнение (обновление, изменение); − извлечение; − использование; − передачу (распространение, предоставление, доступ); − обезличивание; − блокирование; − удаление; − уничтожение.
− автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных
с помощью средств вычислительной техники;
− распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
− предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
− блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных
данных);
− уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
− обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
− информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
− трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
2. Понятие и состав персональных данных
Сведениями, составляющими персональные данные, в ООО «ДружбаДВ» является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Перечень персональных данных, подлежащих защите в Обществе определятся целями их обработки, Федеральным законом № 152-ФЗ «О защите персональных данных», Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами. В Обществе утвержден перечень персональных данных подлежащих защите В Обществе обрабатываются и передаются третьим лицам персональные данные работников, родственников работников, уволенных работников, контрагентов, представителей контрагентов, клиентов, подрядчиков на договорах ГПХ, самозанятых, соискателей, потребителей тепловой энергии, входящие в состав перечня, предусмотренного Приложением № 1.
3. Цели сбора персональных данных
3.1.Ведение кадрового и бухгалтерского учета;
3.2.Обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ;
3.3.Обеспечение соблюдения налогового законодательства РФ;
3.4.Обеспечение соблюдения пенсионного законодательства РФ;
3.5.Обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере теплоснабжения;
3.6.Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров;
3.7.Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора;
3.8.В целях защиты в судебном порядке своих интересов и законных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации;
3.9.В целях рассмотрения обращения граждан.
4. Правовые основания обработки персональных данных
Персональные данные Обществом обрабатываются на основании:
− Конституции Российской Федерации ст. 23, 24;
− Трудового кодекса Российской Федерации;
− Гражданского кодекса Российской Федерации;
− Жилищного кодекса Российской Федерации;
− Федерального закона от 27.07.2010 № 190-ФЗ «О теплоснабжении»;
− Закона Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-I «О защите прав потребителей»;
− Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
− Федерального закона от 27.07.2006 «152-ФЗ «О персональных данных»;
− Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
− Устава Общества;
− Согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5. Сроки обработки персональных данных
Сроки обработки персональных данных определяются в соответствии со сроком действия договора (соглашением) с субъектом персональных данных, в Обществе создаются и хранятся документы, содержащие сведения о субъектах персональных данных. Требования к использованию в Обществе данных типовых форм документов установлены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
6. Права и обязанности
Общество как оператор персональных данных вправе:
− отстаивать свои интересы в суде;
− предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы, Социальный Фонд России и др.);
− отказывать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных
законодательством;
− использовать персональные данные субъекта без его согласия, в случаях, предусмотренных законодательством. Общество как оператор персональных данных обязан:
− обеспечить каждому субъекту персональных данных возможность ознакомления с
документами и материалами, содержащими их персональные данные, если иное не предусмотрено законом;
− внести необходимые изменения, уничтожить или блокировать персональные данные в случае предоставления субъектом неполных, устаревших, недостоверных или незаконно полученных персональных данных, а также уведомить о своих действиях субъекта персональных данных;
− выполнять требования законодательства Российской Федерации.
Субъект персональных данных имеет право:
− требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
− требовать перечень своих персональных данных, обрабатываемых Обществом и источник их получения;
− получать информацию о сроках обработки своих персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
− требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
− обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке его персональных данных.
Субъект персональных данных обязан:
− передавать достоверные, необходимые для достижения целей обработки, персональные данные, а также подтверждать достоверность персональных данных предъявлением оригиналов документов;
− в случае изменения персональных данных, необходимых для достижения целей обработки, сообщить Обществу уточненные персональные данные и подтвердить изменения оригиналами документов;
− выполнять требования законодательства Российской Федерации.
7. Порядок и условия обработки персональных данных
Общество осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
Под обработкой персональных данных в Обществе понимается сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожении персональных данных.
− Персональные данные передаются в СФР (ПФР), налоговые органы, статистика, военные комиссариаты, по мотивированному запросу органов прокуратуры и внутренних дел, по запросу суда, Роскомнадзор и т.д. с целью: обеспечение соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов; ведение кадрового делопроизводства, исполнение требований налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных. данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнение первичной статистической документации, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, федеральными законами, в частности: «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системеобязательного пенсионного страхования», «О персональных данных» и других нормативно-правовых актов, на основании поручения на обработку персональных данных. Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иными уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации. Обработка персональных данных в Обществе производится на основе соблюдения
принципов:
− законности целей и способов обработки персональных данных;
− соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
− соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
− достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
− недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные;
− хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;
− уничтожения по достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении.
Отказ контрагента или работника Общества от предоставления согласия на обработку его персональных данных влечет за собой невозможность достижения целей обработки.
8. Обеспечение безопасности персональных данных
Общество предпринимает необходимые организационные и технические меры для обеспечения безопасности персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий. В Обществе для обеспечения безопасности персональных данных приняты следующие меры:
− назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
− назначен администратор безопасности информационной системы персональных данных;
− утверждены документы, определяющие политику Общества в отношении обработки персональных данных и устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства. К таким документам в частности относятся:
− план мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных (Приложение 2);
− перечень персональных данных, подлежащих защите;
− положение о разграничении прав доступа к персональным данным;
− приказ об утверждении перечня лиц, допущенных к обработке персональных данных;
− положение о защите и обработке персональных данных;
− политика в отношении обработки персональных данных;
− правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации;
− приказ об утверждении мест хранения персональных данных и лицах, ответственных за соблюдение конфиденциальности персональных данных при их хранении, инструкция администратора безопасности ИСПДн, инструкция пользователя ИСПДн, инструкция ответственного за организацию обработки персональных данных;
− приказ о назначении группы реагирования на инциденты информационной безопасности;
− устранение последствий нарушений законодательства РФ производится в соответствии с действующим законодательством РФ, в соответствии с положением об обработке и защите персональных данных, а также в соответствии с инструкцией администратору безопасности персональных данных;− внутренний контроль соответствия обработки персональных данных законодательству РФ в данной сфере производится в соответствии с планом внутренних проверок, инструкцией администратора безопасности и положением об обработке и защите персональных данных;
− для информационной системы персональных данных разработана модель угроз безопасности персональных данных, в которой при определении опасности угроз проводится оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства;
− для информационной системы персональных данных разработано техническое задание на создание системы защиты информации;
− проведена оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных;
− правила доступа к персональным данным утверждены в соответствующем положении, технически реализуются с помощью средств защиты информации;
− сотрудники, допущенные к обработке персональных данных, проходят инструктажи по информационной безопасности, подписывают соглашение о неразглашении персональных данных, знакомятся с документами по защите персональных данных под роспись.
9. Заключительные положения
К настоящей Политике обеспечивается неограниченный доступ. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных, но не реже одного раза в три года. Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется ответственным за организацию обработки персональных данных Общества. Ответственность должностных лиц Общества, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества.
